Da der Geschwindigkeitsvorteil von E-Mails durch die Menge an Mails, mit denen die Empfänger täglich zugeschüttet werden, oft wieder aufgehoben wird, sollte man in den ersten 3 Sätzen schnell zur Sache kommen. Es ist nicht davon auzgehen, dass der Empfänger die Mail sofort ganz liest. Das Wichtigste muss daher immer in den ersten 3 Sätzen stehen, sonst löscht der Empfänger die Mail u.U. bevor er sie zuende gelesen hat. So vermeidet man bei einer Erstkontaktaufnahme auch, dass der Empfänger glaubt es handele sich nur um Werbemails, Spam etc.

Also in den ersten 3 Sätzen sagen:

* Wer man ist
* Woher der Kontakt kommt
* Was man will
* Warum dieses Anliegen für den Adressaten so wichtig ist

BEISPIELSÄTZE (Englisch):

…we are an international company in the (xy) sector …

… you may remember that we met at the International Fair … and discussed …

… I am planing to …

… this is to notify you of …

… please arrange for … to be …

… we a in the urgent need of …

…. we are interested in supplying our customers with …