Viele Adressaten im professionellen Bereich müssen z. T. hunderte von E-Mails am Tag zu ebensovielen verschiedenen Vorgängen abarbeiten. Die Subjectline (Betreffszeile) soll dazu dienen, den Zusammenhang der Mail schnell einordnen zu können. Falls die Mail nicht sofort beantwortet wird, ist später – in der Übersichtsansicht des E-Mailprogramms – nur noch der Absender und die Subjectline zu sehen, aus der dann aber der ganze Vorgang oder der Anlass wieder erinnerbar sein sollte. Es sollten in jedem Fall sehr aussagekräftige Angaben in der Subjectline gemacht werden.

FYI:

„FYI:“ steht in der Subjectline für „zu Ihrer Information“, FOR YOUR INFORMATION. Damit macht der Adressat gleichzeitig deutlich, dass er auf diese E-Mail keine Antwort erwartet.

URGENT:

„URGENT:“ steht in der Subjectline vor der Subjectangabe für „EILT / DRINGEND“, damit diese Mail bevorzugt bearbeitet wird und sollte in der professionellen Kommunikation nicht inflationär verwendet werden, sondern nur in den wirklich eiligen Fällen.

REQ:

„REQUEST“ (for): steht in der Subjectline (vor dem Subject) für eine „Anfrage / Bitte“