Die meisten Leute, die ich kenne, nutzen seit den Anfängen des Internets entweder Outlook Express oder Outlook, um ihre Emails zu verwalten.

Dies meist, weil diese Programme einfach schon vorhanden waren (Outlook Express) oder als Teil von Microsofts Office gekauft wurden.

Trotzdem ist es eine Überlegung wert, ob das die richtige Art ist, diesen wichtigen Teil seiner Kommunikation auf diese Art zu managen. Speziell im geschäftlichen Bereich kann es ja durchaus sein, dass man von unterwegs die Notwendigkeit hat, Emails abzurufen bzw. etwas in bestehenden Mails nachzusehen.

Da bietet sich Webmail als Alternative an.

Der grundsätzliche Unterschied besteht darin, dass bei Nutzung von Outlook/Outlook Express oder anderen sog. Mail Clients die Emails vom Internet Server abgerufen, dort gelöscht und lokal gespeichert werden. Bei Webmail dagegen verbleiben die Emails auf dem Internet-Server und sind damit von überall aus verfügbar. Webmail kann von jedem beliebigen Browser aus bedient werden.

Die Umstellung auf Webmail ist nur dann ein Thema, wenn der Internet-Provider dies auch für die eigenen Emailadressen anbietet. Ausserdem ist natürlich zu bedenken, dass dann eventuell ein (wichtiger) Teil der Email-Ablage auf Outlook verbleibt, während dann die neueren Mails auf dem Webserver zu finden sind.

Generell stellt sich natürlich auch bei Webmail die Frage, wie lange und wie viele Emails dauerhaft gelagert werden müssen. Der Speicherplatz ist zwar in der Regel grosszügig bemessen aber damit sind die Vorschriften bezüglich Ablage von Geschäftskorrespondenz nicht wirklich gelöst.

Geschäftsrelevante Emails sind wie andere Dokumente für 10 Jahre aufzubewahren – und dies in einem unveränderbaren Zustand – dies bedeutet, dass die Mails entweder ausgedruckt oder aber auf eine CD gebrannt werden müssen.

In jedem Fall ist Webmail auch dann eine grosse Hilfe, wenn von unterwegs (beispielsweise in den Ferien) eingehende Emails überprüft und beantwortet werden sollen. In der Kombination mit Outlook werden diese Mails dann einfach nochmals abgerufen, sobald Outlook den Job wieder übernimmt.